Politique de confidentialité relative aux renseignements personnels recueillis chez Activcoop

Chez Activcoop, nous valorisons grandement le respect de vos renseignements personnels et de votre vie privée. C’est pourquoi, en septembre 2022, la clinique s’est conformée à de nouvelles exigences en matière de gestion des renseignements personnels qu’elle détient. Ces changements sont apportés par l’instauration de la Loi 25 - Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. La politique de confidentialité qui suit nous permet de vous éclairer sur les pratiques mises en place au sujet des renseignements personnels que vous nous fournissez via notre site Web www.activcoop.com.

Le site web d’Activcoop a été créé pour pouvoir vous fournir des informations relatives aux services offerts à la clinique, à notre équipe, aux activités auxquelles nous participons, ainsi qu’à notre engagement auprès de la communauté.

Les conditions générales d’utilisation de notre site s’appliquent à la date de leur mise en ligne et sont valides dès la première utilisation du site par l’utilisateur, ainsi que durant la durée totale d’utilisation du site par celui-ci, et ce jusqu’à ce que de nouvelles conditions générales d’utilisation remplacent les présentes. Nous vous prions de les consulter régulièrement.

En visitant notre site, vous acceptez que vos informations personnelles soient traitées comme décrites dans la présente politique.

Notre site présente des liens externes vers d’autres sites. Les renseignements échangés par l’intermédiaire des autres sites ne sont pas contraints à la présente politique de confidentialité.
Nous vous proposons ainsi de prendre connaissance de la politique de confidentialité propre aux différents sites pouvant être associés à celui d’Activcoop.

Responsable et coordonnées :

Activcoop a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure du respect de la Loi.
Nom de la personne responsable : Gabrielle Fradet.
Coordonnées : gabrielle.fradet@activcoop.ca ou 438-927-2284
Vous pouvez la rejoindre si vous avez des questions, préoccupations, plaintes, si vous avez besoin de précisions concernant la Loi, la politique de confidentialité d’Activcoop ou pour signaler un incident de confidentialité.

Quels renseignements personnels Activcoop collecte-t-elle?

Pour la création de votre dossier chez Activcoop, nous récoltons les renseignements personnels suivants via notre plateforme de prise de RDV en ligne :
- Nom, pénom
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Raison de consultation (si vous décidez de nous la transmettre)

Par la suite, nous vous envoyons un bilan de santé à remplir par courriel comprenant les renseignements personnels suivants :
- Date de naissance
- Adresse
- Numéro d’assurance maladie (si vous êtes couverts par le programme de la CNESST)
- Fonction/occupation
- Renseignements médicaux (ie : chirurgies antérieures, problématiques de santé connues, conditions associées, etc..)
- Non obligatoire : Police et numéro de contrat de vos assurances

Vous êtes en droit de refuser de remplir ce bilan de santé et, par le fait même, de nous transmettre ces renseignements personnels. Cependant, les professionnels de la santé chez Activcoop s’entendent pour dire qu’ils considèrent ces renseignements nécessaires afin de faire leur travail de thérapeute de manière sécuritaire. Ainsi, vous pouvez communiquer avec nous afin que nous vous expliquions davantage les raisons justifiant la demande de ces informations et vous prendrez une décision en conséquence.

Comment l’entreprise utilise-t-elle les renseignements personnels?

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés à des fins ultérieures et conformément à la loi pour :
- Administrer un bilan de santé et des questionnaires relatifs à l’évaluation
- Communiquer avec vous au sujet de votre utilisation de nos services, vous fournir nos services et répondre à vos demandes
- Nous protéger et protéger les autres
- Vous fournir des informations, à la suite de votre demande, concernant votre évaluation ou vos traitements effectués par un professionnel de la santé travaillant chez Activcoop
- Se conformer aux obligations légales applicables
- Vous informer de nouvelles et/ou d’annonces qui vous seraient pertinentes en lien avec notre clinique, nos services ou notre engagement dans la communauté.
- Mieux comprendre de quelle façon les utilisateurs accèdent à notre site et comment ils l’utilisent
- Personnaliser votre expérience lors de l’utilisation de notre site
- Analyser, améliorer et apporter des modifications à notre site et nos services

Avec qui l’entreprise partage-t-elle les renseignements personnels et comment?
 

Medexa est l'outil utilisé par les professionnels d’Activcoop pour gérer les dossiers, toutes les informations cliniques ainsi que pour la gestion des rendez-vous. C’est sur cette plateforme en ligne que les renseignements personnels de nos clients sont consignés.
Les informations reliées à votre santé ne sont jamais partagées. Nous pouvons partager vos informations, y compris vos informations personnelles, comme suit:

Nous pouvons transmettre des informations que nous récoltons auprès de vous à des fournisseurs de services, des fournisseurs tiers, des sous-traitants ou des agents qui effectuent des tâches en notre nom, pour nous aider entre autres à faire la publicité de nos services ou pour nous permettre de déterminer la publicité pertinente pour nos utilisateurs. Ces tiers peuvent comprendre des entités qui collaborent avec nous pour vous proposer des publicités et des sites Web tiers personnalisés.

Dans un cas hypothétique où Activcoop est acquise par ou fusionnée avec une autre société, si une partie ou la totalité de nos actifs sont transférés à une autre société ou dans le cadre d’une procédure de faillite, nous sommes en droit de transférer les renseignements recueillis auprès de vous lors de ce transfert d’entreprise.

En réponse au processus juridique, que ce soit afin de nous conformer à la loi, à une procédure judiciaire ou à une ordonnance d’un tribunal, nous pouvons dévoiler les informations récoltées auprès de vous.

Si nous avons des doutes raisonnables de croire que nous sommes témoins d’activités illégales, de suspicions de fraude, de situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne, nous pouvons également divulguer les renseignements recueillis auprès de nous pour nous protéger et protéger les autres. Ceci peut s’appliquer également dans des cas de violations de nos Conditions générales ou de cette politique, ou comme preuve dans un litige au sein duquel Activcoop est impliqué.

À votre demande ou avec votre consentement, nous pouvons divulguer les informations recueillies auprès de vous avec votre consentement ou pour faciliter vos demandes.

Données échangées automatiquement :
 

Lorsque vous naviguez sur notre site web, votre ordinateur et notre serveur communiquent automatiquement ensemble et échangent des informations. Ce partage est nécessaire pour que le serveur vous envoie un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez.

La majorité des données échangées automatiquement entre appareils informatiques ne permet pas de connaître votre identité. Certaines exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet obligent la collecte de ces informations.

Par exemple, chez Activcoop, ces données recueillies nous permettent de comptabiliser le nombre de visites, d’avoir une idée des pages les plus fréquentées, des thèmes les plus populaires, de connaître la technologie employée par les utilisateurs, les adresses des sites de référence, le pays d’origine des visiteurs et d’ainsi pouvoir améliorer votre expérience lors de votre prochaine visite sur notre site.

Utilisation de témoins (cookies) :

Il existe des témoins qui sont employés pour simplifier la navigation dans les pages de notre site. Nous ne pouvons pas vous identifier ou collecter vos renseignements personnels par le biais des témoins. Aussi, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur à n’importe quel moment pour qu’il bloque les fichiers témoins. Cependant, en activant ce paramètre, vous serez potentiellement privé de certaines fonctions proposées sur notre site.

 

Notez que certains témoins ne peuvent pas être désactivés sur les pages de notre site. Ils sont utilisés pour gérer certaines tâches primordiales telles que la sécurité, la préférence de langue, la gestion de session, le support technique, etc.

Si vous vous servez d’un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez votre ordinateur avec d’autres utilisateurs, nous vous conseillons de retirer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de fermer votre session.

Utilisation de Google Analytics :

Activcoop emploie un outil de mesure et d’analyse d’audience web nommé Google Analytics. Ceci est très commun à travers les sites internets.

Grâce aux témoins (cookies), Google Analytics récolte des informations au sujet de votre navigation sur notre site. Google est en droit de partager ces renseignements à des tiers pour des raisons légales ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Parmi les informations recueillies par l’outil Google Analytics, nous comptons les suivantes :
Les pages consultées
Les liens sur lesquels vous cliquez
La date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites
Le type de système d’exploitation de votre ordinateur
La langue de ce système d’exploitation
Le nom de votre fournisseur de services Internet
Votre position géographique (région)
Votre adresse IP. Celle-ci est anonymisée afin de protéger la confidentialité des renseignements vous concernant. Le processus d’anonymisation d’une adresse IP empêche la divulgation de l’identité d’un internaute.

Google Analytics utilise les informations recueillies uniquement pour obtenir des statistiques et des rapports au sujet de la navigation sur notre site. Ceci nous aide, chez Activcoop, à améliorer votre expérience sur notre site et de parfaire le contenu de ce que nous vous présentons.

Si vous le voulez, vous êtes en droit d’empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à votre navigation en installant sur votre appareil le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Renseignements transmis par courriel :

Pour communiquer avec notre équipe par courriel, vous êtes invité à fournir votre nom ainsi que votre adresse courriel. Par la suite, vous pouvez nous écrire dans les espaces réservés à cet effet sur la page contactez-nous.

Les employés d’Activcoop traitent vos communications via messages électroniques avec le même souci de confidentialité qu’ils le font pour la correspondance papier.

Vos renseignements personnels transmis sont strictement utilisés à des fins de réponses à vos demandes. Les agentes à la réception transmettent les informations uniquement à l’employé concerné par votre courriel, si et seulement si votre demande le concerne, afin qu’il puisse répondre à vos questions et faire le suivi avec vous.


Comment l’entreprise protège-t-elle les renseignements personnels?

Chez Activcoop, il est très important de respecter la confidentialité de l’information que nos clients nous transmettent et nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour en assurer la protection. C’est pourquoi les renseignements personnels ne doivent être utilisés et ne servir qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis ou obtenus. Nous ne pouvons transmettre des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées.

Aussi, l’espace de travail de la clinique est constitué de salles fermées pour les traitements afin que chaque patient puisse communiquer ses informations potentiellement sensibles avec son thérapeute en toute confidentialité. Les thérapeutes sont avisés et rappelés régulièrement de ne pas laisser leur ordinateur, outil de prise de notes, à la vue de leurs collègues et de fermer leurs sessions personnelles lorsqu’ils finissent leur journée. De plus, les tablettes et ordinateurs utilisés à la clinique se verrouillent automatiquement après quelques minutes d’inactivité. Les thérapeutes ne laissent pas à la vue les documents concernés. Les thérapeutes s’assurent d’archiver les dossiers des clients qui ne sont pas venus à la clinique depuis 5 ans.

Nous nous assurons que tout incident de confidentialité pouvant porter préjudice à un patient soit rapporté au responsable et géré conformément à la Loi 25. Un registre est prévu à cet effet et des mesures sont mises en place pour prévenir qu’un tel incident ne se reproduise ultérieurement.